Strona głównaEfektywne procesy biznesowe

Istota podejścia Energsys do modelowania i usprawniania procesów

Nasze podejście wynika z założenia, że w warunkach szybko zmieniającego się otoczenia biznesowego oraz szerokiego dostępu do informacji, technologii i rozwiązań biznesowych - o konkurencyjności firmy decydują dwie rzeczy:

1. Klasyczne wybory strategiczne dotyczące produktów, rynków, polityk taryfowo-cenowych oraz stosunku do konkurencji

2. Zdolność dostosowania się do zmiennych warunków oraz umiejętność twórczego przetwarzania ogólnie dostępnych rozwiązań do potrzeb i specyfiki biznesu firmy w danej chwili i w danych okolicznościach – niezależnie jak duże zmiany zachodzą w otoczeniu zewnętrznym.

Rola tego drugiego czynnika staje się krytycznie ważna. Dlatego w pracach nad budową efektywnego modelu biznesowego kierujemy się następującymi kluczowymi zasadami:

  • Silne zorientowanie na człowieka (kształtowanie myślenia procesowego, właściwych wartości oraz postaw)
  • Traktowanie modelu biznesu jako elementu zmiennego i dynamicznego – który jest rozwijany i doskonalony stopniowo, w optymalnym i indywidulanym tempie dla każdej firmy
  • Elastyczne podejście do projektowania biznesu – to samo wdrożenie można zrealizować na bardzo wiele sposobów – silne sygnały płyną tutaj między innymi z systemu zarządzania zmianą, co oznacza niekiedy dość istotne zmiany scenariuszy wdrożeń.

Zorientowanie na człowieka (kształtowanie myślenia procesowego)

Nasze doświadczenia wskazują, że lepsze zrozumienie sposobu funkcjonowania firmy prowadzi do poprawy efektywności i większej satysfakcji z pracy. Za istotne uważamy uzyskanie przez pracowników firmy przynajmniej ogólnej znajomości najważniejszych procesów biznesowych, ich powiązań między sobą, a także powiązania procesów ze strategią i projektami rozwojowymi. Dopiero to bowiem pozwala pracownikom czuć się odpowiedzialnym za całą firmę, a nie za jakiś niewielki fragment, którym się zajmują. Dostrzeżenie swojej roli w systemie pracy całego przedsiębiorstwa ma prawie zawsze mobilizujący wpływ na pracowników, a uznanie potrzeby współpracy przy realizacji wspólnych celów jest podstawą nowej kultury organizacji, w której przełamywane są dotychczasowe branżowe, oddziałowe, czy funkcjonalne podziały. Wiemy z doświadczenia, że większość ludzi zachowuje się racjonalnie i z dobrą wolą – w dobrze zaprojektowanych ramach organizacyjnych są w stanie generować bardzo dużą, nową wartość dodaną.

Traktowanie modelu biznesu jako elementu zmiennego, dynamicznego

W modelowaniu procesów biznesowych dość często spotykanym złudzeniem jest pogląd, że poprzez staranne dopracowanie i zautomatyzowanie procesów operacyjnych uzyska się trwałą  skuteczność i efektywność biznesu. Taki pogląd nie bierze pod uwagę tego, że szybko zmieniające się warunki otoczenia, zmiany prawne, działania konkurencji, rozwój technologii, czy metod zarządzania powodują, że sposób działania firmy w wielu obszarach musi być stale modyfikowany i doskonalony. Historia biznesu - i to także ta najświeższa - pokazuje wiele przykładów firm świetnie zorganizowanych, które zbankrutowały lub popadły w poważne kłopoty ze względu na niezdolność dostosowania się do nowych warunków (wystarczy podać choćby przykłady japońskich firm Sony, Panasonic, czy fińskiej Nokii). W podejściu Energsys kładzie się nacisk nie tyle na jednostkową doskonałość pojedynczych procesów operacyjnych, co na wykształcenie zdolności oraz nastawienia organizacji (w tym pracowników) do stałego doskonalenia procesów biznesowych w sposób zintegrowany i wewnętrznie spójny oraz adekwatny do zmian w otoczeniu.

Elastyczne podejście do projektowania biznesu

Pakiet metod i narzędzi stosowanych przez EnergSys pozwala na lekkie, nieinwazyjne podejście do modelowania procesów, które sprawdza się szczególnie dobrze tam, gdzie zarządzanie procesowe nie jest jeszcze dobrze zakorzenione, istnieje natomiast potrzeba szybkiego opisania aktualnie stosowanych praktyk, jako punktu wyjścia do dalszych usprawnień. Z kolei w bardziej zaawansowanych fazach doskonalenia procesów zastosowanie mają wbudowane w pakiet iGrafx funkcje matematycznej symulacji i optymalizacji, które wykorzystujemy do optymalizacji procesów.

Dla każdego projektu dobieramy optymalne podejście, które w zależności od konkretnych uwarunkowań może być zróżnicowane w odniesieniu do poszczególnych grup procesów lub nawet części organizacji (stosujemy zwykle inne podejście w działach handlowych, produkcyjnych i finansowych – choć na końcu uzyskujemy spójny model biznesu). Przykładowo: - procesy nietypowe, których przebieg jest warunkowany wieloma trudnymi do przewidzenia czynnikami (np. specyficzne dla danej firmy procesy planowania produkcji) będą raczej opisywane w sposób mniej sformalizowany, z naciskiem na zebranie i skumulowanie wiedzy na temat dobrych praktyk, metod i narzędzi; natomiast procesy typowe i powtarzalne, mogą być opisane bardziej precyzyjnie z wykorzystaniem także istniejących  rozwiązań IT (np. procesy zarządzania majątkiem, które są często wbudowane w systemy EAM – Enterprice Asset Management).

Opis procesów może być uzupełniony o  formalnie zaprojektowany system KPI – sterujących i diagnostycznych, który pozwala tworzyć wiarygodne opisy stanów biznesu, stając się podstawą świadomego i realistycznego planowania.